Nhận diện tranh chấp liên quan đến hoàn trả chi phí đào tạo khi chấm dứt quan hệ lao động

Trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, do sự phát triển của kinh tế, xã hội, việc nâng cao chất lượng về lao động là hệ quả tất yếu để tăng năng suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp đã đầu tư những khoản tiền lớn nhằm đào tạo, nâng cao tay nghề và trình độ của người lao động.

Xung quanh vấn đề chi phí đào tạo này cũng phát sinh nhiều tranh chấp giữa người sử dụng lao động và người lao động mà chủ yếu liên quan đến việc người lao động không thực hiện đúng các cam kết sau khi được đào tạo.

Đào tạo người lao động là việc doanh nghiệp sử dụng kinh phí của mình hoặc kinh phí từ được tài trợ từ các chủ thể khác để tự tổ chức hoặc thuê dịch vụ đào tạo bên ngoài giảng, dạy nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động đang làm việc cho mình hoặc sẽ làm việc cho mình. Việc đào tạo này của doanh nghiệp không nhằm mục đích kinh doanh, lợi nhuận, doanh nghiệp cũng không được thu “học phí” từ người lao động. Nếu doanh nghiệp thu học phí thì hoạt động này không còn nằm trong phạm vi đào tạo theo quy định tại Điều 62 Bộ luật Lao động năm 2019 nữa. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số nội dung liên quan tới việc xác định có hay không hoạt động đào tạo nghề, nhận diện tranh chấp về hoàn trả chi phí đào tạo và một số lưu ý cho doanh nghiệp khi đào tạo hoặc cử người lao động đi đào tạo.

1. Dấu hiệu về mặt hình thức xác định có hay không hoạt động đào tạo nghề.

Điều 62 Bộ luật Lao động năm 2019 có quy định như sau:

Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.

Hợp đồng đào tạo nghề phải làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Như vậy, dấu hiệu nhận biết đầu tiên chính là hợp đồng đào tạo nghề. Tuy nhiên, đôi khi doanh nghiệp và người lao động gần như quên việc ngồi lại đàm phán ký kết một hợp đồng đào tạo nghề hoàn chỉnh, vậy, còn căn cứ nào không để nhận biết về việc người lao động đã được công ty đào tạo? Nếu không có hợp đồng đào tạo, quý khách hàng cần xác định xem có hay không một trong các tài liệu sau:

– Thoả thuận đào tạo giữa hai đơn vị (giữa doanh nghiệp cử lao động đi đào tạo và doanh nghiệp đào tạo);

– Bản cam kết của người lao động về trách nhiệm của mình khi được doanh nghiệp cử đi đào tạo;

– Quyết định cử đi đào tạo của Doanh nghiệp;

– Hoặc các văn bằng, chứng chỉ người lao động được cấp sau khi đào tạo xong.

Hình thức tuy không phải là yếu tố quyết định hiệu lực của thoả thuận đào tạo nhưng việc xác lập một hợp đồng đào tạo đáp ứng về mặt hình thức sẽ dễ dàng hơn trong việc lưu trữ, tìm kiếm và đảm bảo tính chặt chẽ hơn trong việc thực hiện các cam kết trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động.

2. Dấu hiệu về mặt nội dung xác định có việc đào tạo nghề hay không

Đây là dấu hiệu thể hiện nội dung của việc đào tạo. Đối với trường hợp doanh nghiệp và người lao động có ký hợp đồng đào tạo nghề thì hợp đồng đó phải có đủ các nội dung sau đây:

Điều 62. Hợp đồng đào tạo nghề giữa người sử dụng lao động, người lao động và chi phí đào tạo nghề

2. Hợp đồng đào tạo nghề phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Nghề đào tạo;

b) Địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo;

c) Thời hạn cam kết phải làm việc sau khi được đào tạo;

d) Chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo;

đ) Trách nhiệm của người sử dụng lao động;

e) Trách nhiệm của người lao động.

Đối với trường hợp doanh nghiệp và người lao động không có hợp đồng đào tạo nghề hoàn chỉnh, dấu hiệu về mặt nội dung chứng tỏ có sự đào tạo nghề có thể kể đến bao gồm có:

– Lịch học, lịch đào tạo của đơn vị đào tạo nghề do người sử dụng lao động lựa chọn ký kết;

– Việc đào tạo này có hoạt động chỉ dẫn nhằm nâng cao tay nghề do tính chất công việc mà người lao động sắp làm buộc phải đạt trình độ cao hơn;

– Có hoạt động kiểm tra, đánh giá kết quả của người lao động sau đào tạo;

– Hoặc các báo cáo từ đơn vị đào tạo cho người sử dụng lao động về kết quả học của người lao động.

3. Nhận diện tranh chấp liên quan tới hoàn trả chi phí đào tạo

Thứ nhất, yếu tố đầu tiên để nhận diện tranh chấp liên quan tới hoàn trả chi phí đào tạo là nguyên đơn – người khởi kiện.

Trong các tranh chấp này, người khởi kiện đa phần là người sử dụng lao động. Khởi kiện yêu cầu người lao động hoàn trả chi phí đào tạo mà công ty đã chi khi cử hoặc đào tạo người lao động. Thông thường nguyên nhân khởi kiện là do người lao động vi phạm về thời gian làm việc đã cam kết với công ty sau khi được đào tạo xong. Việc doanh nghiệp bỏ một khoản kinh phí đào tạo người lao động đồng thời yêu cầu người lao động đó phải làm đủ thời gian để tạo ra giá trị lợi nhuận cho công ty ít nhất là tương xứng với khoản kinh phí đã chi. Tuy nhiên, việc họ nghỉ việc giữa chừng khiến công ty không thu hồi được khoản kinh phí đó, điều này gây tổn thật cho doanh nghiệp. Từ đó đại diện doanh nghiệp mới khởi kiện người lao động. Chứ chẳng có trường hợp nào mà người lao động tự đi khởi kiện mình để yêu cầu được hoàn trả chi phí đào tạo cho doanh nghiệp cả!

Thứ hai, tranh chấp về hoàn trả chi phí đào tạo có thể là các tranh chấp độc lập hoặc nằm trong các vụ án về giải quyết tranh chấp khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Hoàn trả chi phí đào tạo có thể được khởi kiện ở một vụ án riêng trong trường hợp việc chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động là đúng luật. Công ty chỉ có thể căn cứ vào các thoả thuận/hợp đồng đào tạo để đòi quyền và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Hoặc trong trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái luật, hoàn trả chi phí đào tạo nằm trong nghĩa vụ của người lao động nên có thể được giải quyết trong cùng một vụ án về tranh chấp về bồi thường, hoàn trả chi phí đào tạo khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái luật.

Thứ ba, nội dung của tranh chấp là chi phí đào tạo. Việc xác định doanh nghiệp có được hoàn trả chi phí đào tạo hay không được thực hiện thông qua xác định các vấn đề pháp lý mấu chốt sau:

– Xác định có quan hệ lao động hợp pháp giữa doanh nghiệp và người lao động không ?

– Xác định có hoạt động đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ cho người lao động không ?

– Nội dung cam kết sau đào tạo như thế nào ?

– Chi phí đào tạo gồm những khoản nào ?

– Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo và cách tính chi phí đào tạo phải hoàn trả như thế nào ?

4. Phân biệt một số khái niệm liên quan đến chi phí đào tạo

Bồi thường chi phí đào tạo: Đây là khái niệm được quy định tại Bộ luật Lao động số 35-L/CTN năm 1994. Việc bồi thường chi phí đào tạo, tương tự như hoàn trả chi phí đào tạo xảy ra khi có hành vi vi phạm cam kết/hợp đồng đào tạo dẫn đến những thiệt hại thực tế, thiệt hại trực tiếp từ việc vi phạm cam kết. Có mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm và hậu quả xảy ra. Tuy nhiên, khái niệm này hiện nay không được sử dụng nữa bởi nguyên nhân là nếu nói đến bồi thường thì số tiền thực tế người lao động phải bồi thường có thể lớn hơn số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra đào tạo. Về lâu dài, quy định này đã không còn phù hợp nữa và bị thay thế bởi khái niệm hoàn trả chi phí đào tạo.

Hoàn trả chi phí đào tạo: Là khái niệm được sử dụng từ Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 đến Bộ luật Lao động năm 2019 hiện hành. Điểm khác biệt giữa khái niệm hoàn trả và bồi thường trong bộ luật cũ đó là, nói tới việc hoàn trả, số tiền mà người lao động phải hoàn trả có thể nhỏ hơn hoặc bằng với chi phí đào tạo mà người sử dụng lao động bỏ ra. Điều này khắc phục được nhược điểm của quy định về bồi thường chi phí đào tạo. Người sử dụng lao động sẽ không thể “vẽ vời” ra các thiệt hại để buộc người lao động phải bồi thường nhiều hơn chi phí mà doanh nghiệp thực tế chi trả. Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học; tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học, chi phí đi lại, sinh hoạt trong trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài. Mức hoàn trả chi phí đào tạo do các bên thoả thuận.

Đền bù chi phí đào tạo: Đây là khái niệm được sử dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc một trong các trường hợp sau đây:

– Tự ý bỏ học, bỏ việc hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng làm việc trong thời gian đào tạo.

– Không được cơ sở đào tạo cấp văn bằng tốt nghiệp.

– Đã hoàn thành và được cấp văn bằng tốt nghiệp khóa học nhưng bỏ việc hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng làm việc khi chưa phục vụ đủ thời gian cam kết quy định

Chi phí đền bù bao gồm học phí và tất cả các khoản chi khác phục vụ cho khóa học, không tính lương và các khoản phụ cấp (nếu có). Mức đền bù chi phí đào tạo được tính theo công thức sau:

Đối với hai trường hợp đầu, mức đền bù bằng 100% chi phí đào tạo;

Đối với trường hợp thứ ba, mức đền bù được tính bằng:

S = F/T1 x (T1 – T2)

Trong đó:

– S là chi phí đền bù;

– F là tổng chi phí do cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức đi học chi trả theo thực tế cho 01 người tham gia khóa học;

– T1 là thời gian yêu cầu phải phục vụ sau khi đã hoàn thành khóa học (hoặc các khóa học) được tính bằng số tháng làm tròn;

– T2 là thời gian đã phục vụ sau đào tạo (tính bằng số tháng làm tròn).

5. Lưu ý đối với các doanh nghiệp đối với việc đào tạo người lao động

Trong các tranh chấp về việc hoàn trả chi phí đào tạo, nguyên nhân chủ yếu khiến cho việc giải quyết kéo dài và nhiều khi gây bất lợi cho doanh nghiệp đó là việc không có một thoả thuận/hợp đồng đào tạo chặt chẽ với những điều khoản thiết yếu. Do vậy, để tránh tình trạng này, các doanh nghiệp khi có nhu cầu đầu tư kinh phí đào tạo người lao động để làm việc cho mình hoặc đang làm việc cho mình cần soạn thảo các điều khoản một cách kỹ càng, chặt chẽ, nên tuân thủ hình thức và đầy đủ về nội dung.

Điều khoản mà các bên cần lưu ý chi tiết là thời gian cam kết làm sau khi đào tạo; trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo và cách tính chi phí đào tạo. Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái luật, nếu có hoạt động đào tạo, chắc chắn người lao động phải hoàn trả. Nhưng đối với trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật, người lao động không bị quy định trách nhiệm này. Do vậy, doanh nghiệp phải đặc biệt lưu ý tới điều khoản quy định trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo này. Thông thường, cách tính chi phí đào tạo còn lại để hoàn trả thường giống với công thức tính tại trường hợp thứ ba của đền bù chi phí đào tạo đối với cán bộ, công chức, viên chức.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý, chi phí đào tạo hợp pháp phải là các khoản chi có chứng từ hợp lệ, nội dung của các khoản chi bao gồm: chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy móc, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học; tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học, chi phí đi lại, sinh hoạt. Các chi phí này phải có chứng từ đầy đủ, khoản chi khác hỗ trợ cho người học là khoản chi nào cũng cần được quy định rõ ràng. Việc trả lương cho người lao động cũng phải thể hiện đầy đủ giấy tờ, ký nhận lương hoặc các phương thức xác minh hợp pháp khác.

Trân trọng!