Các điều kiện để một phần chi phí của doanh nghiệp được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN

Các điều kiện để một phần chi phí của doanh nghiệp được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN

Về nguyên tắc chi phí của doanh nghiệp được khấu trừ phải là chi phí thực tế. Sau đó, phần chi phí này phải thỏa mãn các điều kiện được quy định trong các văn bản pháp luật thì mới được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Điều kiện để một phần chi phí của doanh nghiệp được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế được quy định cụ thể tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2020, quy định chi tiết và cụ thể tại các thông tư như thông tư 219/2013/TT-BTC, 96/2015/TT-BTC, 25/2018/TT-BTC, v.v. Theo đó, có 4 điều kiện cơ bản để một khoản chi phí của doanh nghiệp được khấu trừ:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp là các khoản chi của doanh nghiệp dành cho hoạt động sản xuất hàng hóa, sản phẩm hoặc kinh doanh hàng hóa, sản phẩm. Các khoản chi này rất đa dạng và phong phú, bởi hoạt động sản xuất, kinh doanh có rất nhiều khâu và có nhiều chi phí phát sinh liên quan.

Các khoản chi này được khấu trừ nhằm khuyến khích các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, giảm mức thuế mà doanh nghiệp phải chịu xuống một mức phù hợp và “dễ chịu”. Cụ thể, các hoạt động hoặc một chuỗi các hoạt động sản xuất, kinh doanh là hoạt động chính của doanh nghiệp, nếu đánh thuế thì đây sẽ là một khoản thu khổng lồ, và gần như hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không có hoặc có ít lãi, không thể kích thích phát triển nền kinh tế nước nhà.

Ví dụ, một doanh nghiệp chuyển sản xuất thực phẩm đông lạnh chắc chắn sẽ phát sinh chi phí về sử dụng điện. Như vậy, hóa đơn tiền điện là chứng minh thực tế phát sinh là có hóa đơn giá trị gia tăng tiền điện. Cùng với phiếu chi, công ty sẽ chứng minh được thực tế phát sinh khoản chi đó và chứng minh được khoản chi sử dụng cho tiền điện là có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

2. Khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật

Khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp được hiểu là khoản chi cho hoạt động huấn luyện, các hoạt động khác của lực lượng dân quân tự vệ và các hoạt động nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác. Ngoài ra còn có các khoản chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp. Các khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật là khoản chi nhằm tuân thủ pháp luật và bảo vệ an ninh, nếu thực hiện thu thuế trên khoản chi phí này sẽ dễ dẫn đến tình trạng trốn tránh, lơ là, không tuân thủ pháp luật. 

Ví dụ, các khoản chi nộp Quỹ an ninh quốc phòng, Quỹ phòng chống lụt bão cho Chính quyền địa phương có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp (Hóa đơn, Biên lai, Phiếu thu theo mẫu thống nhất của Bộ tài chính hoặc Bộ tài chính phát hành ghi tên, địa chỉ, mã số thuế Công ty) được hạch toán vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Hoặc khi chiến tranh xảy ra, các chi phí nhằm giáo dục an ninh quốc phòng, trang bị vũ khí, v.v. cũng sẽ được tính là khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp.

3. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật

Các khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật sẽ được tính là các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài ra, các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá có bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ cho từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, ngoài việc có hóa đơn hợp pháp, doanh nghiệp cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế TNDN. Ngoài ra, có một số trường hợp nhất định, dựa vào tính chất của hàng hóa, hoạt động sản xuất, kinh doanh và các điều kiện đặc biệt khác, sẽ không cần phải có hóa đơn không dùng tiền mặt.

Theo thông tư số 78/2014/TT-BTC, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT. Đồng thời, một số quy định khái quát về các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được quy định tại Nghị định 218/2013/NĐ-CP. Một số trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật có thể kể đến như:

– Các khoản chi dưới 20 triệu đồng có chứng từ hợp pháp theo quy định;

– Thanh toán tiền hàng theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng;

– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;…

– Cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài có đầy đủ chứng từ;…

Ví dụ, trường hợp chi phí tiền lương thì không cần phải có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng mà chỉ cần có chứng từ là thuế chấp thuận là chi phí được trừ. Bộ chứng từ để thuế chấp thuận của chi phí lương bao gồm: Bảng lương kèm theo Ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi, Bảng chấm công, Hợp đồng và phụ lục hợp đồng, Quy chế tính lương và thưởng, Bộ hồ sơ của người lao động.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).

Quy định trên áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp nhằm thực hiện chủ trương thanh toán không dùng tiền mặt, kiểm soát được các hoạt động trong nền kinh tế, góp phần vào phòng, chống các hành vi kinh doanh trái pháp luật, rửa tiền, trốn thuế, mua bán hóa đơn, chứng từ, … Từ đó, giảm bớt được gánh nặng của cơ quan thuế trong quá trình xác minh hóa đơn bán hàng.

4. Không thuộc các khoản chi pháp luật loại trừ

Các khoản chi của doanh nghiệp nếu không thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2020, thì khoản chi đó sẽ được khấu trừ. Các khoản chi không được trừ như khoản tiền phạt do vi phạm hành chính, các khoản chi của hoạt động kinh doanh ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, chứng khoán, và một số hoạt động kinh doanh đặc thù khác theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, v.v. Các khoản chi không được trừ được quy định củ thể hơn tại Thông tu 96/2015/TT-BTC và các thông tư sửa đổi liên quan.

Ví dụ, một công ty cổ phần xây dựng vào tháng 5/2019 bị phạt vi phạm hành chính 5.000.000 đồng, theo luật thuế thì đây không phải là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Tuy nhiên, một số điểm quy định về các khoản chi không được trừ có quy định “trừ các trường hợp khác”, tức quy định thêm về các khoản liên quan nhưng được trừ. Điều này gây khó khăn trong quá trình rà soát các khoản chi được trừ – không được trừ khi tiến hành nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Một số khoản chi được khấu trừ mà quy định tại Khoản 2 Điều 9 gồm:

– Các chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường, nếu doanh nghiệp tự xác định được tổng giá trị tổn thất.

– Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường

– Chi phí phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác mà có đầy đủ hóa đơn, chứng từ…

– Khoản chi thêm cho lao động nữ khi chi cho công tác đào tạo lại nghề trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp, chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý,….

Một số nguyên nhân tại sao các khoản chi này lại là khoản chi không được trừ có thể kể đến như: là chi phí phát sinh từ hành vi không tuân thủ pháp luật, là khoản chi không phải do nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp chi trả, chi phí không tuân thủ định mức, tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật, v.v.

Quy định rằng các trường hợp được khấu trừ là các trường hợp không thuộc trường hợp không được trừ, là quy định theo phương pháp loại trừ. Như vậy, pháp luật thuế hướng đến việc đảm bảo không bỏ sót bất cứ chi phí được trừ nào, từ đó vừa phù hợp với sự thay đổi nhanh chóng của kinh tế (khi trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp có rất nhiều trường hợp có chi phí mới phát sinh), vừa nhằm khuyến khích hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(Bài viết này thuộc về Văn phòng Luật sư Hoàng Phát, vui lòng trích nguồn khi sử dụng. Bài viết có thể được sưu tầm từ nhiều nguồn khác nhau. Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc. Mọi ý kiến thắc mắc về bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail luathoangphat@gmail.com.)